Elektronischer Rechnungseingang

Seit dem 1. Juli 2011 sind in Deutschland gemäß Steuervereinfachungsgesetz Artikel 5 (Umsetzung der EU-Richtlinie 2010/45/EG) elektronische Rechnungen und klassische Papierrechnungen gleichgestellt. Die Übermittlung von elektronischen Rechnungen hat gegenüber der klassischen Papierrechnung eine Vielzahl von Vorteilen. Zum einen werden die Rechnungslegungs-, -übermittlungs- und -freigabeprozesse beschleunigt, zum anderen schont das Verfahren Ressourcen, da auf Papier, Porto und Transport verzichtet werden kann. Somit ist die eRechnung auch ein Beitrag zur Nachhaltigkeit.

Die ACATO GmbH unterstützt dieses Verfahren und hat hierzu ein standardisiertes Vorgehen festgelegt.  

 

Um am eRechnungs-Verfahren teilnehmen zu können, müssen Sie lediglich die bereitgestellte Vereinbarung ausfüllen und unterzeichnet als PDF an die Adresse des Einkaufs übermitteln. Auf Basis der Vereinbarung werden die entsprechenden systemischen Eintragungen am Kreditor vorgenommen, so dass die eingehenden eRechnungen auch korrekt zugeordnet werden können. Sobald die Eintragungen vorgenommen sind, erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit der Information, ab wann Sie den Versand Ihrer Rechnungen auf das neue Verfahren umstellen können.

 

Bitte beachten Sie jedoch folgende Einschränkungen:

 

  • Aufgrund der großen Anzahl an Lieferanten sind Individualvereinbarungen zwischen der ACATO GmbH und den Lieferanten nicht möglich. Die ACATO GmbH akzeptiert diesbezüglich ausschließlich die vorliegende Standardvereinbarung.
  • Rechnungen werden nur von registrierten Absenderadressen angenommen. Sofern die Absender-E-Mailadresse nicht bei uns gemeldet ist, gelten die übermittelten Rechnungen als nicht zugestellt und werden gelöscht.      Sollten sich Ihre Absender-E-Mailadressen ändern, bitten wir um umgehende Information auf Basis einer erneut ausgefüllten und unterzeichneten Standardvereinbarung.
  • Die ACATO GmbH behält sich vor, Lieferanten von der elektronischen Rechnungsübermittlung auszuschließen. Eine Zu-/Absage erfolgt seitens der ACATO GmbH binnen zwei Wochen nach Registrierung durch den Lieferanten.
  • Die postalische Übermittlung von Rechnungen ist prinzipiell weiterhin möglich.
  • Die ACATO GmbH behält sich im Bedarfsfall (z. B. bezuschusste Beschaffungen) vor, zusätzlich zu den elektronisch übermittelten Rechnungen eine herkömmliche Papierrechnungen einzufordern.
  • Pro Rechnung ist eine separate PDF-Datei zu senden. Die Größe der E-Mail für die Übermittlung der e-Rechnungen darf 20 MB nicht überschreiten.

Sollten Sie Fragen zum eRechnungs-Verfahren haben, können Sie uns diese gerne per E-Mail zukommen lassen.