Magazin - Background Checks

Wie ein Background Check durchgeführt wird

Um zunächst zu verstehen, wie man einen Background Check vorbereitet und durchführt muss man sich auch im Klaren sein, welchen Schutzbedarf man damit gewährleisten will.

Man setzt Background Checks vornehmlich ein, um Wirtschaftsspione und kriminelle Bewerber herauszufiltern. Solche Personen können Betriebsgeheimnisse stehlen oder das Unternehmen in kriminelle Handlungen verwickeln. Inbesondere muss man auch die Gefahr der Finanzierung von terroristischen Gruppen durch die Zahlung von löhnen an Personengruppen, die aktiv diese Zahlungen zur Unterstützung von solchen aggresiven Gruppen nutzen. Damit macht sich das Unternehmen indirekt strafbar, denn in einigen Ländern ist das Unterlassen solcher Risikovorkehrungen ein Tatbestand der Unterstützung terroristischer Organisationen. Das kann sogar zum Importverbot oder gar Ausschluss aus öffentlichen Aufträgen führen.

Daher sollte man in bestimmten Konstellationen ernsthaft erwägen, ob ein Background-Check erforderlich ist.

Kurz zusammengefasst bedeutet es folgende Kernaufgaben:

- Erstellung eines Regelwerks und Handlungsvorlagen
- Vorbereitung von Background Checks
- Durchführung einer Überprüfung
- Rückbetrachtung der Ergebnisse

Im Detail sieht die Vorgehensweise wie folgt aus:

1. Erstellung eines Regelwerks und Handlungsvorlagen

1.1 Erstelle ein Regelwerk für Backgropund Checks
1.2 Verwende ein Bewerbungsforumlar mit detaillierter Aufstellung von beruflichen Stationen, Zertifikaten, Weiterbildungen und anderen relevanten Informationen
1.3 Lasse den Bewerber eine Einwilligung unterzeichen, um eine rechtlich korrekte Erlaubnis zur Überprüfung des Lebenslaufs zu erhalten
1.4 Übermittle auf geschütztem Wege die Unterlagen an eine spezialisierte Organisation für die Durchführung der Überprüfung


2. Vorbereitung von Background Checks

2.1 Definiere und überprüfe die erforderlichen Anforderungen für eine vakante Stelle
2.2 Führe mehrere separate Bewerbergespräche, um ein Gesamtbild des Bewerbers aus der Perspektive mehrerer Kollegen zu erhalten
2.3 Überprüfe die Referenzen des selektierten Bewerbers
2.4 Füge eine Kopie Bewerbungsmappe der Personalakte bei
2.5 Unterweise den Bewerber in den Folgen einer falschen Information
2.6 Lasse den Bewerber den Bewerbungsbogen und die Bewerbungsunterlagen signieren


3. Durchführung einer Überprüfung

3.1 Die Grundlage einer Überprüfung ist die Datenqualität:
- Überrüfe den sozialversicherungsrelevanten Aspekt (z.B. Rentenversicherungsausweis)
- Überprüfe steuerrechtliche Elemente (Steuerklasse, Steuernummer)
- Bei Gefährdungspotentialen prüfe grundlegende Sicherheitsrisiken (Polizeiliches Führungszeugnis)

3.2 Verteile die Überpüfung gezielt für die vakante Stelle
- Für Stellen in der Finanzabteilungen macht es Sinn eine Bonitätsprüfung durchzuführen
- Für Reisetätigkeiten muss der gültige Führerschein und ggf. Punktestand in Flensburg überprüft werden
- Für problematische Konstellationen sollten auch Überprüfungen im Ausland durchgeführt werden

3.3 Stellenrelevante Eignung prüfen
- Lasse durch den Betriebsarzt eine Überprüfung durchführen, ob der Bewerber über die notwendige gesundheitliche Eignung für den vorgesehenen Arbeitsplatz verfügt
- Stelle dem Bewerber den künftigen Arbeitsplatz um eventuelle Enttäuschung und kurzfristige Kündigungen seitens des Bewerbers zu vermeiden


4. Rückbetrachtung der Ergebnisse

4.1 Melde die Einstellung des Bewerbers binnen 14 Tagen der jeweiligen Kasse und Berufsgenossenschaft
4.2 Überprüfe die Gültigkeit der Rentenversicherungsnummer
4.3 Verifiziere beim Finanzamt die korrekte Steuerklasse


5. Plane die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters

5.1 Erteile dem neuen Mitarbeiter zunächst nur die absolut erforderlichen Zutritts- und Zugangsrechte
5.2 Erweitere Stück um Stück die Zugangsrechte, nach erfolgreicher Einweisung in die jeweiligen Verantwortungsfelder



Wie sieht es aus mit dem Datenschutz?

In Deutschland müssen Background Checks entsprechend der erlaubten Rahmenbedingungen, die das BDSG an den Arbeitgeber stellt, korrekt durchgeführt werden.
Das Eindringen in das private Umfeld des Bewerbers kann bei Missachtung der Regeln zu einem Eingriff in das Persönlichkeitsrecht des Bewerbers führen.

Das Unternehemn ist nur berechtigt einstellungsrelevante Fragen zu stellen, die im berechtigten Interesse begründet sind. Der Bewerber darf nicht zum gläsernen Bürger stilisiert werden. Dies ist nur den Sicherheitsbehörden im Rahmen ihrers staatlichen Auftrags erlaubt.

- Fragen nach Vorstrafen müssen sich auf relevante Bereiche der offnen Stelle begrenzen. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 15. November 2012 klare Leitlinien aufgezeigt (Az.: 6 AZR 339/11). Unbändiger Datenhunger ist unangemessen.
- Überprüfung der finanziellen Situation durch Bankauskünfte ist nicht zulässig.



Was sagt das Bundesdatenschutzgesetz zu Hintergrundsüberprüfungen?

Die rechtliche Zulässigkeit von Background-Checks im Bewerbungsverfahren basiert auf § 32 Abs. 1 S. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Entsprechend ist die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten des Bewerbers nur dann zulässig, wenn dies für die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Erfüllen Datenerhebungen diese Erforderlichkeitsvoraussetzung nicht, so sind diese unzulässig und zu unterlassen. Dieses gilt auch für Background-Checks.

Selbst bei Erfüllung der Zulässigkeitsvoraussetzungen des § 32 Abs. 1 BDSG droht durch Background-Checks ein datenschutzrechtlicher Verstoß: Die Verletzung des im Datenschutzrecht verankerten Direkterhebungsgrundsatzes wird so zum weiteren Datenschutzverstoß. Die Daten sind in der Regel beim Betroffenen zu erheben. Ohne dessen Mitwirkung dürfen diese personenbezogenen Daten nur in gesetzlich geregelten Ausnahmefällen erhoben werden (§ 4 Absatz 2 BDSG).



Unter Berücksichtigung des Direkterhebungsgrundsatzes sowie der Voraussetzungen des § 32 Abs. 1 BDSG gilt daher Folgendes:

a) Angaben im Bewerbungsschreiben/Lebenslauf

Die gezielte Überprüfung des Wahrheitsgehaltes der Angaben der Bewerber wird häufig gemäß § 32 Abs. 1 BDSG als zulässig erachtet. Das Interesse des Arbeitgebers an der Überprüfung ist vorrangig im Verhältnis zum Interesse des Bewerbers auf informationelle Selbstbestimmung. Dies ist dann vertretbar, wenn ausschließlich der Wahrheitsgehalt von qualifikationsrelevanten und freiwillig angegebenen Behauptungen des Bewerbers überprüft werden soll.

Die Ausnahmetatbestände des § 4 Abs. 2 Nr. 2 BDSG sind in Bezug auf den Direkterhebungsgrundsatz eng auszulegen. Nach diesen können Daten ohne Mitwirkung des Betroffenen erhoben werden, wenn der Geschäftszweck dies erforderlich macht, auch dann wenn die Erhebung beim Betroffenen einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde. Gemäß § 4 Abs. 2 S. 2 Nr. 2 BDSG ist es vertretbar eine Überprüfung der Angaben in einem maßvollen Rahmen vorzunehmen, wenn im Einzelfall hinreichende Anhaltspunkte für Falschangaben bestehen.

b) Soziale Medien (z.B. Facebook, Xing und Co.)
Die Zulässigkeit der Informationsbeschaffung über Soziale Netzwerke und der notwendigen Differenzierung zwischen den einzelnen Netzwerken sollte stehts mit Rücksicht auf das Persönlichkeitsrechts des Bewerbers abgewägt werden.

c) Befragung des früheren Arbeitgebers
Hier kann auf die Notwendigkeit zur Überprüfung der Angaben des Bewerbers verwiesen werden. Eine Erkundigung sollte nur erforderlich und vom Ausnahmetatbestand des § 4 Abs. 2 S. 2 BDSG gedeckt sein, wenn die Bewerberangaben ein hinreichendes Risiko für den Arbeitgeber darstellen.



Die Einwilligung zur Überprüfung ist kein Freibrief

Einwilligungserklärungen als Legitimationsgrundlage für Background-Checks können als einseitige Willenserklärung von Arbeitsgerichten erklärt werden, da der Bewerber in einem Abhängigkeitsverhältnis zum Arbeitgeber steht. Aufgrund des Abhängigkeitsverhältnisses zwischen dem Bewerber und dem künftigen Arbeitgeber sehen Arbeitsrichter einen Druck die Einwilligung geben zu müssen, um im Bewerbungsverfahren nicht zu scheitern. Demnach fehlt es nach § 4 BDSG an der erforderlichen Freiwilligkeit der Erklärung.

Die Durchführung des Background-Checks mittles externer Dienstleister stellt eine Auftragsdatenverarbeitung im Sinne des § 11 BDSG.



Soziale Medien sind aber ein Risiko bei Überprüfungen

Zumindest teilweise Aufschluss darüber gibt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Nach § 4 Abs. 2 Satz 1 BDSG unterliegt auch die Datenerhebung im Internet grundsätzlich dem „Gebot der Direkterhebung“. Erfährt der Profilinhaber im vorhinein nichts von der Informationsbeschaffung so ist dies zunächst einen Verstoß gegen dieses Gebot. Private Inhalte möchte der Bewerber normalerweise nicht ohne Selbstentscheidung bereits vor Beginn der Arbeitsbeziehung mit dem zukünftigen Arbeitgeber teilen.

Der Regierungsentwurf zur Regelung des Beschäftigtendatenschutzes in § 32 Abs. 6 Satz 2 RegE sieht vor, dass Soziale Netzwerke wie Xing / LinkedIn, die zur Darstellung der beruflichen Qualifikation ausgelegt sind, das schutzwürdige Interesse des Bewerbers hinter dem Interesse des potenziellen Arbeitgebers an einer Datenerhebung ohne Mitwirkung des Beschäftigten zurückstehen lassen.

Die Datenerhebung aus privat ausgerichteten Sozialen Netzwerken (z.B. Facebook, MySpace) darf hingegen nur mit vorherigem Hinweis an den potenziellen Bewerber erfolgen.  Dessen schutzwürdige Interessen überwiegen hier. Das eigene Privatleben wird in Facebook online dokumentiert und auf privater Ebene kommuniziert.

Problematische Sicherheitsrisiken ausgelöst durch das BDSG

Immer mehr Arbeitsgerichte verbieten die Abfrage diverser relevanter Informationen. so ist immer öfter zu lesen, dass selbst die Frage nach einer vom Bewerber erteilten eidestattlichen Erklärung ein unzulässiger eingriff darstelt. Andere wiederum lehnen die Frage nach Geburtsdatum und Geburtsort ab. Somit sind dadurch viele Kontrollen im Vorfeld sehr ungenau und mit einer hohen Fehlerquote verbunden.

Ausdrückliche Fragen zum Geschlecht, zum Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsnamen, zum Familienstand sowie zur Staatsangehörigkeit sind im Bewerbungsverfahren von Datenschutzrechtlern immer öfter abgelehnt. Vor dem Hintergrund des Diskriminierungsgedankens im Sinne des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) werden Unternehmen bedroht, wenn sie sich effektiv vor gefährlichen Bewerbern schützen wollen.

Sehr schutzbedürftige Personen fordern diise Fragen zu vermieden. Sie argumentieren, dass diese Angaben im Gegensatz zur Anschrift eines Bewerbers nicht der Kontaktaufnahme, sondern können gezielt wegen einer Eigenschaft, eines Persönlichkeitsmerkmals oder Einstellung benachteiligen. Folglich empfehlen Ratgeber, dass der Bewerber diesbezüglich auch von sich aus keine Angaben machen soll.

Unternehmen müssen vor dem Hintergrund gravierender Sicherheitsrisiken abwegen, ob sie solche verknappte Bewerbungen ignorieren. Zudem muss berücksichtigt werden, dass vielfach Trojaner mittels fiktiver Bewerbungen in diverse Abteilungen versucht werden einzuschleusen. Der Schaden durch Ransomware ist deutlich existenzbedrohender als einmal nicht eine Bewerbung zu berücksichtigen.